Wissenswertes
im HR-Bereich
In unserem HR Glossar haben wir wichtige Begriffe aus dem Personalwesen einfach für Sie definiert.
Workflow-Management-Systeme werden als Software genutzt, mit deren Hilfe verschiedenste Geschäftsprozesse und Abläufe digital abgebildet, verwaltet und koordiniert werden können. Die Software unterstützt das Prozess-Management eines Unternehmens bei der Durchführung von modellierten Arbeitsabläufen. Workflow-Management-Systeme vereinfachen besonders komplexe Prozesse an denen meist mehrere Mitarbeiter und verschiedene Systeme beteiligt sind. Im Personalmanagement kommen diese in Form von HR Software zum Einsatz.
Die Software interpretiert in Echtzeit Ereignisse, wie beispielsweise den Eingang einer E-Mail mit Dokumentenanhang und reagiert auf diesen Vorgang mit der im Arbeitsablauf definierten Aktion. Das kann beispielsweise die Speicherung des Dokuments im Dokumentenmanagement (DMS) oder auch in der Digitalen Personalakte sein.
Workflow-Management-Systeme sind in der Lage bekannte Ereignisse zu erkennen und entsprechend zu kategorisieren, um nachfolgend eine bestimmte Tätigkeit selbständig auszuführen. Die voreingestellten Ergebnisse und zugehörigen Tätigkeiten werden in der Regel durch eigens in die Software eingespielte Anwendungsbeispiele ergänzt.
Ein weiteres Anwendungsbeispiel für Workflow-Management-Systeme ist die Beantragung von Urlaub durch einen Arbeitnehmer. Sobald dieser den Urlaubswunsch in das spezifische Formular eingetragen hat, bekommt der Vorgesetzte die Anfrage automatisch über das System angezeigt. Sofern dieser nun die Anfrage genehmigt, werden die Daten in die Personal Software exportiert. Im nächsten Schritt wird nun der Mitarbeiter automatisch über die Genehmigung seines Urlaubs informiert.
Das Routingsystem ist die Grundlage für funktionsfähige Workflow-Management-Systeme. Das System ist für den Informationsfluss zuständig und leitet somit Informationen und Dokumente von einem Bereich innerhalb des Workflows an den nächsten weiter. Im Routingsystem werden keine Ausnahmesituationen berücksichtigt.
Das Distributionssystem ist eine Erweiterung des Routingsystems, das Ausnahmesituationen erkennen kann. Das System erfasst diese Informationen und leitet sie an die entsprechende Position des Workflows weiter. Zudem können über eine dynamische Zuordnung weniger ausgelasteten Bereichen neue Aufgaben zugeteilt werden. Dadurch wird eine optimale Ausnutzung des Workflow-Systems erreicht.
Das Koordinierungssystem ist für die Koordination aller parallellaufenden Aktivitäten und Aufgaben zuständig. Damit sollen Konflikte auf Grund von Ressourcen und gleicher Prioritäten vermieden werden, um ein optimalen Arbeitsprozess zu garantieren.
Das Agentensystem arbeitet den ausführenden Instanzen automatisch zu und entlastet diese somit erheblich. Das System findet hauptsächlich Anwendung bei Tätigkeiten ohne Entscheidungsbedarf.
Das Assistenzsystem ist als Ergänzung aller vorherigen Subsysteme zu sehen und gibt im Rahmen der Prozessoptimierung Vorschläge für das weitere Vorgehen. Die grundlegende Methodik ist auf die Entwicklung von künstlicher Intelligenz zurückzuführen.
Der Begriff entstammt einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey & Company aus dem Jahre 1997. Der Autor Steven Hakin beschreibt mit dem Schlagwort War for Talents die zunehmenden Schwierigkeiten, die Unternehmen bei der Findung von qualifiziertem Fachpersonal haben. Der War for Talents beschreibt, dass die Leichtigkeit für ausgebildete Absolventen mit guten Studienabschlüssen eine Stelle zu finden, deutlich zunimmt, wobei sich der Druck geeignete Fachkräfte zu finden, auf die Personaler ebenso erhöht.
Besonders betroffen von dem War for Talents sind die IT-Branche, die Gesundheitswirtschaft sowie die Forschungs- und Entwicklungsabteilungen.
Einer der wohl größten Faktoren für das Auslösen des War for Talents, war wohl der demographische Wandel. In den Industriestaaten sinkt seit vielen Jahren die Geburtenrate und führt zu einem Mangel an qualifizierten Nachwuchskräften. Somit haben es Absolventen aller Studiengänge, in Zeiten des War for Talents, entsprechend leichter eine Stelle zu finden. Viele Unternehmen kämpfen regelrecht um qualifiziertes Personal und beginnen schon sehr frühzeitig mit der Personalbeschaffung.
Dieser Kampf trägt sich nicht nur auf nationaler Ebene aus. Der internationale Wettbewerb nahm in den letzten Jahren, einhergehend mit der Globalisierung und den vielen deckungsgleichen Branchen, drastisch zu. Ein starker Konkurrenzdruck zwischen Unternehmen entsteht.
Jedoch trug der Eintritt der Generation Y in die Arbeitswelt auch erheblich zur Verschärfung des War for Talents bei. Mit dem Wertewandel der Generation Y änderten sich auch die Ansprüche an die Arbeitgeber. Forderungen wie flexible Arbeitszeiten und Freiraum für kreative Entfaltung zwangen Unternehmen, die Unternehmensstrukturen anzupassen, um im War for Talents bestehen zu können.
Der War for Talents hat vor allem in den betroffenen Branchen eine Veränderung des Machtverhältnisses ausgelöst. Früher gab es einen Überschuss an qualifizierten Bewerbern, jedoch müssen Unternehmen heute sich mit möglichst attraktiven Angeboten auf dem Arbeitsmarkt präsentieren. Heutzutage stehen die Unternehmen unter Konkurrenzdruck und nicht mehr die Bewerber. Die Generation Y trat daher immer selbstbewusster und anspruchsvoller auf, was die Unternehmen zusätzlich zur Steigerung der eigenen Attraktivität bewegte. Mit dem War for Talents bekam die Generation Y die Freiheit, sich einen Arbeitgeber auszusuchen. Die Unternehmen sind und waren somit gezwungen Bewerber mit verschiedenen Maßnahmen schon während des Recruitings aktiv an das Unternehmen zu binden.
In Zeiten des War for Talents sind Employer Branding Maßnahmen unumgänglich für jedes Unternehmen. Der Aufbau und die Pflege der eigenen Arbeitgebermarke werden immer wichtiger und entscheidender für Bewerber.
Mit der eigenen Arbeitgebermarke ist nicht ausschließlich der Aufbau der Produkt- und Unternehmensmarke verstanden. Vielmehr wünschen sich Absolventen eindrückliche Informationen darüber, was sie als Mitarbeiter in dem jeweiligen Unternehmen erwartet. Neben der Offenheit über Vergütung oder Sonderleistungen spielt vor allem die glaubwürdige Vermittlung der Unternehmenswerte mit den Visionen und Zielen eine entscheidende Rolle. Die Unternehmen müssen ihre Bewerber demnach wie Kunden behandeln, die mit verschiedenen Marketingmaßnahmen überzeugt werden.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem, Informationen über Jobangebote so zu platzieren, dass potenzielle Bewerber aufjedenfall erreicht werden. Eine attraktive Unternehmenswebsite inklusive einem eigenständigen Karriereportal und attraktiv gestalteten Stellenanzeigen sind unumgänglich für jedes Unternehmen im War for Talents. Auch sollten die Unternehmen Online-Jobbörsen und die sozialen bzw. Business-Netzwerke nutzen, um noch mehr potenzielle Bewerber zu erreichen. Viele Unternehmen ziehen daher ein professionelles Bewerbermanagement zur Hilfe, welches die Unternehmen aktiv beim Aufbau einer Arbeitgebermarke im War for Talents unterstützt.